Politique concernant la conduite professionnelle et éthique
Objectif
Comme indiqué dans la présente politique, Doman Building Materials Group Ltd. et ses filiales et sociétés affiliées (collectivement « Doman » ou « entités Doman ») s’engagent fermement à mener leurs activités de manière légale et éthique. Cette politique vise à informer les employés et les agents de Doman des attentes de l’entreprise en matière de conduite professionnelle et d’éthique.
Portée
Cette politique s’applique à tous les employés et à tous les agents de Doman. Doman demande également à ses fournisseurs de respecter ces mêmes principes dans le cadre de leurs activités liées aux achats et à la chaîne d’approvisionnement, et de transmettre ces principes à leurs propres fournisseurs. Dans la présente politique, le terme « fournisseur » désigne l’entité chargée par Doman de fournir des biens (c’est-à-dire toutes les marchandises décrites dans un bon de commande de Doman, y compris les instructions d’emballage, les garanties et les matériaux normalement inclus dans ces marchandises).
Conduite professionnelle et éthique
Il est essentiel que les employés et les agents de Doman agissent de façon professionnelle et traitent leurs collègues, les visiteurs et les clients avec courtoisie et respect.
Lorsqu’ils représentent l’entreprise, on s’attend à ce que les employés et les agents de Doman respectent la lettre et l’esprit de la loi, ainsi que les politiques internes de Doman. Les activités de Doman seront menées en accord avec les plus hautes normes morales et éthiques, notamment :
- ne jamais utiliser les actifs de l’entreprise à des fins illicites ;
- ne jamais établir d’actifs non divulgués ou non comptabilisés, quel qu’en soit l’objectif ;
- ne jamais faire des entrées fausses ou trompeuses dans les livres et les dossiers de l’entreprise pour quelque raison que ce soit ;
- toujours se conformer aux normes internationales d’information financières ;
- toujours se conformer aux lois internationales, fédérales, provinciales et locales applicables en ce qui concerne les activités de Doman ;
- ne jamais participer à l’entrave illégale au commerce, à la concurrence déloyale ou à la violation des lois sur la concurrence.
Questions concernant la conduite professionnelle
Les questions concernant la conduite professionnelle devraient être adressées aux présidents et aux directeurs généraux des divisions ou à une autre autorité compétente.
Contributions politiques
Les contributions politiques (y compris les contributions en biens et services) ne peuvent être autorisées que par le chef de la direction.
Conformité avec les lois, les règles et les règlements
Doman est assujettie à un grand nombre de lois, de règles et de règlements fédéraux, provinciaux et d’État. Notre réussite dépend de la capacité de chacun d’entre nous de respecter tant la lettre que l’esprit de la loi. Doman s’efforce d’agir en entreprise citoyenne dans tous les pays et dans toutes les collectivités où elle mène ses activités. Doman s’engage à toujours se conformer aux lois et aux règlements applicables.
Le non-respect des lois ne sera pas toléré chez Doman. Toute violation de réglementation domestique ou internationale pourrait assujettir un employé ou Doman à des poursuites civiles ou pénales. Ainsi, les employés et les agents de Doman doivent être conscients du fait que les dossiers de conduite professionnelle et des activités commerciales de l’entreprise sont soumis aux procédures de vérification interne et externe.
De plus, on s’attend à ce que les employés et les agents qui sont membres d’une association professionnelle respectent les normes de leur association en matière de conduite et de responsabilité professionnelles.
Droits de la personne
Doman applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’esclavage moderne et s’engage à mettre en œuvre des contrôles efficaces pour garantir que l’esclavage moderne n’existe nulle part dans ses propres activités ou dans l’une de ses chaînes d’approvisionnement. L’esclavage moderne se présente sous diverses formes, comme l’esclavage, la servitude, le travail forcé, le travail des enfants, la traite des êtres humains et la servitude pour dettes. Les employés et les agents de Doman doivent veiller à ce que toutes les formes d’esclavage moderne ne soient jamais utilisées.
Les employés et les agents de Doman sont tenus de suivre toute formation dispensée par Doman sur la question de l’esclavage moderne et de la traite des êtres humains dans les chaînes d’approvisionnement.
Les employés de Doman et les agents de Doman doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables aux traitements qu’ils versent aux employés et aux fournisseurs, ainsi qu’aux heures de travail. En outre, les employés ou les agents de Doman doivent signaler à leur directeur tout soupçon d’esclavage moderne dans les activités de Doman ou dans l’une de ses chaînes d’approvisionnement.
Les employés ou agents de Doman ne doivent pas s’engager dans des relations contractuelles avec des tiers, à moins que les risques de pratiques d’esclavage moderne n’aient été identifiés par le biais d’évaluations de risques de diligence raisonnable, et que les demandes d’informations et de documents n’aient obtenu une réponse adéquate. Si des risques sont identifiés, les employés et les agents de Doman sont tenus de consulter l’équipe juridique de Doman et de travailler à une solution convenue permettant d’éliminer ces risques.
Pratiques commerciales équitables
Les employés ou les agents de Doman éviteront d’obtenir un avantage indu de quiconque par la manipulation, la dissimulation, l’abus d’information privilégiée, la fausse déclaration de faits importants ou tout autre traitement de pratique non équitable.
Conflit d’intérêts
Les employés ou les agents de Doman devraient s’abstenir de s’engager dans des transactions ou des activités ou d’avoir des intérêts financiers ou personnels qui pourraient influencer ou donner l’impression d’influencer leur objectivité ou leur indépendance de jugement en ce qui a trait à l’accomplissement de leurs tâches professionnelles.
Les employés ou les agents de Doman devraient divulguer à leur directeur toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou potentiel. Chaque situation sera évaluée individuellement, et le risque de conflit d’intérêts sera déterminé en fonction des parties impliquées, du niveau d’accès à l’information commerciale, du poste occupé dans l’organisation et de l’incidence sur la situation financière de Doman. En cas de conflit d’intérêts réel, les employés et les agents devraient s’abstenir de participer de quelque manière que ce soit à la décision, au contrat, à la vente ou à l’achat en question, et ils devraient en informer immédiatement leur directeur.
Les types de conflits d’intérêts mentionnés dans ce document constituent un guide destiné à faciliter l’identification des circonstances ou des situations qui pourraient donner lieu à des conflits d’intérêts. Cependant, il n’existe pas de liste ou de définition définitives qui peuvent décrire ou couvrir toutes les situations qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts.
Types de conflits d’intérêts
1. Cadeaux, prêts et divertissements
Les employés ou les agents de Doman ne doivent pas accepter, directement ou indirectement, d’argent, de cadeaux, de voyages, d’hébergement ou quoi que ce soit d’une valeur significative de quiconque qui fait ou qui cherche à faire des affaires avec Doman, à l’exception de cadeaux non monétaires d’une valeur nominale.
Les employés ou les agents de Doman ne doivent pas accepter de prêts de la part de personnes ou d’entités qui font ou qui cherchent à faire des affaires avec Doman, à l’exception d’institutions financières reconnues offrant des taux d’intérêt normaux en vigueur au moment de l’emprunt. En discutant de financement personnel avec la banque, les employés et les agents doivent éviter d’affirmer ou de donner l’impression que la réponse de la banque pourrait influer d’une manière quelconque sur ses rapports avec Doman.
La participation à des fonctions liées aux affaires de l’entreprise, y compris l’acceptation de repas à l’occasion, constitue une pratique commerciale normale et admissible. Cependant, il convient de veiller à ce que ces évènements soient nécessaires, et que leur valeur et leur fréquence ne sont pas considérées comme excessives en vertu des circonstances applicables.
2. Intérêt dans une entreprise concurrentielle
Les employés ou les agents de Doman ne devraient pas avoir d’intérêt direct ou indirect dans une entreprise concurrentielle de Doman, ni de lien avec une telle entreprise, si cet intérêt ou ce lien pouvait les influencer ou donner l’impression de les influencer dans l’accomplissement de leurs tâches.
3. Intérêt dans un fournisseur
La politique de Doman est de choisir un fournisseur uniquement en fonction du prix, de la qualité, et de la performance des produits, et du coût global d’approvisionnement. Les employés ou les agents de Doman doivent éviter de créer des liens financiers ou autres avec des fournisseurs avec lesquels ils font ou sont susceptibles de faire des affaires. Une telle relation pourrait accorder ou donner l’impression d’accorder un traitement de faveur à ces fournisseurs.
Note : Les employés ou les agents qui interagissent avec des fournisseurs externes peuvent développer des relations professionnelles amicales avec ces fournisseurs. Ce type de relations ne constitue pas un conflit d’intérêts à moins que cela ne se transforme en une « relation étroite » où les parties impliquées commencent à se rencontrer socialement en dehors des heures de travail normales, risquant ainsi de compromettre la relation habituelle entre un acheteur et un vendeur.
4. Intérêts et rapports indirects
Trois règles générales s’appliquent en ce qui concerne les intérêts et les rapports indirects :
- Un employé ou un agent ne doit pas être en mesure de prendre ou d’influencer une décision concernant la possibilité que Doman fasse des affaires avec un parent de l’employé ou de l’agent.
- Un employé ou un agent ne doit pas être en mesure de tirer un avantage personnel direct ou indirect d’une transaction de Doman impliquant un parent.
- Un employé ou un agent doit divulguer toute situation où un parent a un intérêt dans une entreprise concurrentielle ou dans une transaction de Doman.
Par parents, relations étroites et relations, nous entendons les catégories suivantes :- conjoint(e) ou conjoint(e) de fait
- parents et beaux-parents
- fils, filles, gendres, brus
- frères, sœurs, beaux-frères, belles-sœurs (y compris les demi-frères et les demi-sœurs)
- grands-parents
- petits-enfants
- cousins, tantes et oncles
- toute personne qui a tenu lieu de parent pour l’employé
- toute personne qui cohabite avec l’employé
5. Divulgation d’information
Les employés ou les agents de Doman ne doivent pas communiquer de renseignements d’entreprise à toute personne ou entité, sauf pour ce qui est autorisé ou requis pour l’accomplissement de leurs tâches professionnelles.
Date de publication : : 20 février 2004
Date de révision : 5 juillet 2024