Politique de confidentialité

Objet

Doman division Matériaux de construction s’engage à mettre à jour et à protéger l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses employés et des personnes avec qui elle fait affaire. Doman protégera la confidentialité des renseignements personnels des employés, des personnes qui postulent pour un emploi et d’autres personnes intéressées, ainsi que les renseignements personnels reçus par l’entreprise et provenant d’autres sources en tout temps, pendant et après la durée de leur emploi avec l’entreprise.

Portée

Cette politique s’applique à tous les employés de Doman.

Dix principes régissant la protection de la vie privée

Dans le cadre de son engagement à la protection de la vie privée, Doman a adopté les dix principes suivants fondés sur la législation canadienne sur la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette politique de protection de la vie privée explique comment Doman recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels concernant ses employés.

Responsabilité

Comme Doman a la responsabilité de protéger les renseignements personnels en sa possession, nous avons désigné des personnes responsables d’assurer le respect de ces principes de protection de la vie privée au sein de l’entreprise.

Responsable de la protection de la vie privée : La personne responsable de la protection de la vie privée chez Doman est le directeur financier. On peut communiquer avec cette personne à l’adresse indiquée à la fin de ce document.

Rôle de la direction : Les cadres supérieurs, les directeurs et les superviseurs doivent veiller à ce que leur personnel respecte la politique de la protection de la vie privée de Doman dans le but de s’assurer que :

• les objectifs de collecte de renseignements personnels sont bien définis;
•  le consentement des personnes est obtenu pour la collecte et la divulgation des renseignements;
• la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont limitées;
• les renseignements sont exacts, complets et à jour;
• des mesures de sécurité adéquates sont en place pour protéger les renseignements personnels contrôlés par Doman;
• les calendriers de conservation et de destruction des renseignements sont respectés;
• les contrats avec des tiers qui traitent l’information de Doman comportent des clauses relatives à la protection de la vie privée.

Les directeurs et les superviseurs sont responsables de la collecte, du traitement et de la sécurité des renseignements personnels sous leur garde. Les directeurs et les superviseurs ont la responsabilité d’informer et de former les employés qui ont accès aux renseignements personnels sur les procédures et la politique de protection de la vie privée de Doman.

Tous les employés de Doman sont tenus, en vertu de cette politique de protection de la vie privée, de maintenir et de protéger la confidentialité des renseignements personnels et de suivre les procédures de protection de la vie privée établies par Doman lors de la collecte, de l’utilisation et de la sauvegarde des renseignements personnels.

Tous les fournisseurs tiers de Doman sont tenus contractuellement de respecter la confidentialité des renseignements personnels et de ne pas utiliser ces renseignements personnels à des fins non liées aux services ou aux produits qu’ils sont engagés à fournir et qui ne sont pas conformes aux pratiques et aux politiques de protection de la vie privée de Doman.

Précision des fins

Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis seront précisées avant la collecte des renseignements personnels ou au moment de cette collecte.

Doman recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but d’établir, de gérer et de promouvoir les relations de travail avec ses employés [actuels, retraités ou licenciés] ou avec des personnes qui postulent pour un emploi et d’autres personnes intéressées.

Fins possibles  

• L’établissement et le maintien des relations de travail avec les employés, les personnes qui postulent pour un emploi et les autres personnes intéressées.
• L’administration de la rémunération, des programmes incitatifs, des avantages sociaux, des régimes de retraite et des programmes de santé et de sécurité.
•  La conformité aux exigences égales, réglementaires et autres.
•  La gestion des employés en ce qui a trait aux décisions concernant les effectifs, le recrutement et la planification de la relève. Cela comprend la gestion du perfectionnement des employés, de l’évaluation du rendement et de l’amélioration de notre capacité d’atteindre les objectifs commerciaux.
• La gestion et la protection des actifs de l’entreprise, notamment les communications, les courriels, les messages vocaux et les réseaux.

Au moment de la collecte de renseignements personnels ou avant cette collecte, Doman indiquera verbalement, électroniquement ou par écrit à quelles fins ces renseignements sont recueillis.

Consentement

Le consentement des personnes devra être obtenu pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, sauf dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi.

La politique de Doman est de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels concernant ses employés et d’autres personnes à leur connaissance et avec leur consentement, à moins que cela ne soit exigé ou permis par la loi. Avant de recueillir des renseignements personnels, Doman précisera les fins pour lesquelles ils sont nécessaires, et limitera la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels à ces fins.

Le consentement peut être obtenu de différentes façons. Doman peut obtenir un consentement explicite ou déterminer que le consentement est implicite, compte tenu des circonstances.

En remplissant des formulaires de demande d’emploi, de régime de retraite ou d’avantages sociaux, ou des contrats de travail, les employés et les autres personnes consentent à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels aux fins établies dans la politique de protection de la vie privée, ainsi qu’à la divulgation des renseignements personnels aux personnes identifiées dans la politique de protection de la vie privée aux fins mentionnées dans la partie précédente.

Dans certaines circonstances, selon les renseignements personnels requis, un consentement exprès sera obtenu, et les employés seront avisés de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels.

Les employés et les autres personnes ont le droit de refuser d’accorder ou de retirer leur consentement à Doman et aux tiers désignés, pourvu qu’il n’y ait aucune raison contractuelle ou légale les empêchant d’agir ainsi. Selon les circonstances, cependant, le retrait de son consentement pourrait avoir des répercussions sur la capacité de Doman à continuer d’offrir de la rémunération, du travail, des avantages sociaux ou des programmes aux employés, ou des produits et des services aux autres personnes.

Les employés et les autres personnes peuvent communiquer avec Doman pour obtenir de plus amples renseignements concernant les conséquences d’un tel retrait de consentement.

Généralement, la divulgation des renseignements personnels d’un employé ou d’une autre personne doit être restreinte à ceux et celles qui ont besoin ou qui ont le droit de connaître ces renseignements. Les renseignements personnels seront accessibles aux employés de Doman qui ont besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions, notamment les administrateurs de la paie/des avantages sociaux, les superviseurs, les directeurs et le personnel du service des ressources humaines.

Exceptions

Doman a le droit de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements sans la connaissance ou le consentement d’un individu dans certaines circonstances permises par la loi, ou lorsque ces renseignements sont requis par un tribunal ou par un organisme de réglementation ou par des conseillers juridiques pour protéger les intérêts de Doman, ou en situation d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.

Doman peut divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement préalable de la personne concernée dans les situations suivantes :

• en cas de divulgation à un avocat ou à tout autre représentant légal de Doman;
• en cas de divulgation à un organisme ou une agence gouvernementale dans certaines circonstances (p. ex., l’Agence du revenu du Canada, l’assurance-emploi ou les normes d’emploi provinciales);
• en cas du recouvrement d’une dette ou de la nécessité de se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à toute autre injonction de la Cour, ou lorsqu’un tribunal l’exige; ou
• dans certaines circonstances prévues par la loi.

Limites relatives à la collecte de renseignements

La collecte de renseignements personnels doit être limitée à ce qui est nécessaire aux fins précisées, et elle doit être faite de manière équitable et légitime.

Pour ce qui est de la collecte de renseignements personnels, Doman collecte normalement les renseignements directement auprès des personnes à qui appartiennent ces renseignements sous la forme de demandes ou de formulaires remplis, ou par d’autres moyens de correspondance, comme le téléphone, le courrier et les courriels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis auprès d’autres sources avec l’accord préalable de l’individu, notamment des anciens employeurs, des références personnelles ou des tiers ayant le droit de divulguer les renseignements.

Limites relatives à l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou divulgués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ait accordé son consentement, ou lorsque permis ou exigé par la loi. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou comme l’exige ou le permet la loi.

Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers de l’entreprise aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux fins précisées, ou comme l’exige ou le permet la loi. Les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire dès qu’ils ne seront plus requis.

Doman peut divulguer les renseignements personnels des employés à des tiers responsables du traitement de la paie, de la rémunération, des avantages sociaux et du régime de retraite pour les employés, ou à des agents ou tout autre service d’emploi connexe, ou conformément aux lois applicables, ou des façons énoncées dans cette politique.

Exactitude

Tous les renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués seront aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour satisfaire aux fins précisées.

Doman prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont suffisamment exacts, complets et à jour pour satisfaire aux fins précisées. Doman s’attend à ce que ses employés et les autres personnes fournissent des renseignements exacts, et qu’ils informent l’entreprise de tout changement à ces renseignements.

Selon la nature des renseignements, les employés et les autres personnes au courant de toute inexactitude ou de tout changement dans leurs renseignements personnels doivent en informer le service des ressources humaines.

Protection des renseignements 

Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité qui correspondent à la sensibilité des renseignements reçus.

Doman est tenue de protéger les renseignements personnels de ses employés [y compris les personnes qui postulent pour un emploi, les employés actuels, les employés retraités ou les employés licenciés] et des autres personnes, et l’entreprise a mis en œuvre les mesures de sécurité correspondant à la sensibilité des renseignements pour les protéger contre la copie, la divulgation et l’accès non autorisés.

Par conséquent, les renseignements personnels sont protégés :

• sur le plan physique par les mesures de sécurité en place dans les bâtiments et par l’utilisation de classeurs verrouillés;
• sur le plan organisationnel par les politiques, les procédures, la formation de l’équipe et l’accès limité;
• sur le plan technologique par l’entremise de mesures électroniques, notamment l’utilisation de mots de passe, de logiciels antivirus et de coupe-feu.

Tous les employés, les agents ou les fournisseurs de services de Doman sont tenus de suivre les pratiques et la politique de protection de la vie privée pour protéger et sauvegarder les renseignements personnels, et ils n’ont pas le droit d’utiliser les renseignements à des fins non autorisées.

Si Doman reçoit une demande de divulgation de renseignements personnels, l’entreprise ne donnera suite à cette demande que si elle a pu identifier et vérifier de façon satisfaisante le bien-fondé de l’organisation ou de la personne ayant fait la requête, ou comme exigé ou permis par la loi, ou à la suite d’une autorisation écrite d’un employé (ancien ou actuel).

Transparence

Sur demande, Doman fournira de l’information sur ses pratiques et ses politiques de gestion des renseignements personnels.

Les employés et les autres personnes peuvent obtenir de plus amples renseignements sur les procédures et les politiques de protection de la vie privée de Doman en communiquant par écrit avec la personne responsable de la protection de la vie privée de l’entreprise. On peut consulter la politique de protection de la vie privée dans le manuel de politiques et de procédures de Doman, dans le manuel de l’employé et sur le site Web de l’entreprise.

Accès aux renseignements par un individu

Sur demande écrite adressée à la personne responsable de la protection de la vie privée chez Doman, un individu sera informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, et aura accès à ces renseignements comme l’exige ou le permet la loi. Les individus peuvent contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements personnels et demander des corrections au besoin.

Les employés et les autres personnes ont le droit d’accéder aux renseignements personnels conservés dans les dossiers de l’entreprise, d’en vérifier l’exactitude et de demander que tout renseignement personnel matériellement erroné soit corrigé, sous réserve des exceptions prévues dans la législation applicable. Selon les circonstances, Doman pourrait ne pas toujours être en mesure d’accorder l’accès à tous les renseignements personnels, et, le cas échéant, Doman expliquera par écrit les raisons de ce refus.

Doman doit accorder aux individus une possibilité raisonnable d’examiner et de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels. Une mention de désaccord sera jointe aux dossiers lorsqu’une correction demandée ne peut être faite.

Les employés peuvent demander l’accès à leur dossier d’employé en communiquant avec le service des ressources humaines.

Contestation de la conformité à cette politique

Les personnes peuvent contester la conformité aux principes énoncés ci-dessus auprès des personnes responsables de la conformité de Doman.

La politique de Doman consiste à répondre à toutes les demandes, aux requêtes d’accès aux renseignements personnels et aux préoccupations dans les 30 jours suivant leur réception, à moins que cela ne soit autrement permis ou exigé par la loi. Les demandes doivent être envoyées par écrit et adressées à l’attention de la personne responsable de la protection de la vie privée. Si la personne responsable de la protection de la vie privée est dans l’incapacité de répondre à la demande dans les 30 jours, les personnes doivent être informées avant la fin de la période des 30 jours de la date à laquelle ils peuvent espérer recevoir une réponse.

Toutes les plaintes concernant le non-respect de la protection de la vie privée doivent être adressées par écrit à l’attention de la personne responsable de la protection de la vie privée. La politique de Doman consiste à répondre aux plaintes dans les 30 jours suivant leur réception. Si la personne responsable de la protection de la vie privée est dans l’incapacité de répondre à la demande dans les 30 jours, les personnes doivent être informées avant la fin de la période des 30 jours de la date à laquelle ils peuvent espérer recevoir une réponse.

Coordonnées

La personne responsable de la protection de la vie privée peut être jointe à l’adresse suivante :

Doman Building Materials Ltd.
1600 – 1100 rue Melville
C.P. 39, Vancouver (C.-B.)  V6E 4A6
Télécopieur : 604.436.6674
À l’attention de : Officier, protection de la vie privée

Veuillez prendre note que toutes les demandes et les plaintes doivent être adressées PAR ÉCRIT à l’attention de la personne responsable de la protection de la vie privée. Les appels téléphoniques NE SERONT PAS ACCEPTÉS. Assurez-vous d’inscrire votre nom, adresse et numéro de téléphone, ainsi que la nature de votre demande ou de votre plainte.